下書き

【定時で帰れるテクニック】仕事効率を上げる2つの方法!!

この記事は次の人へ向けたものです。

  • 定時で帰りたい!
  • 余裕を持って仕事したい!
  • 効率的に仕事したい!

こんにちは。 かつお【高知県産】です!

あなたは仕事の効率化について興味はありますか?

仕事を効率化すれば「自分が処理できる量を増やすこと」ができます。

それでは、仕事を効率化するテクニックを解説していきます!

仕事効率を上げる2つの方法

ショーカットキーを使う

覚えるべきはたった3つ!

それだけで、1日あたり160分間(2時間40分)の効率化になります。

ショートカットキー3選!
  1.  Ctrl + S ➡ 上書き保存
  2.  Ctrl + P ➡ 印刷
  3.  Alt + F4 ➡ 閉じる

この3つのショートカットキー、マウスでクリックすると60分かかる仕事を40分で終わらせることができます。

1日の勤務時間を8時間(480分)とすると…

なんと、5時間20分(320分)で仕事が片付くのです!

ショートカットキーは覚えた分だけ仕事が効率化できるため、自分の成長を実感しやすいことがメリットです。

よく使うショートカットキーは10分ほどで覚えるので、労力も最小限で済みます。

3つ覚えるだけで、1日あたり160分の自由な時間が手に入る、コスパ最高の効率化です。

↓ショートカットキー一覧(マウスパッド)の写真です!

実はこれ、Seria(100均)で販売しているマウスパッドです!

見た目もおしゃれなので、1つ検討してはいかがでしょうか?(笑)

メールを作成する時間を減らす

メールの作成にかかる時間が減れば、仕事の効率がグッと上がります!

まず、時間がかかる理由を考えてみましょう。

メールに時間がかかる理由は、次の2つ!
  1. どう書けば相手に伝わるか考えていると時間がかかる
  2. 言葉遣いの判断に時間がかかる

しかし、これらはすぐに解決できます。

この悩みもコスパよく解決できるので、取り入れていただけると幸いです。

どう書けば相手に伝わるか考えていると時間がかかる

『読み手に何をしてもらいたいか』を1行目に書く。

〇〇の件について、対応してもらいたいです。

〇〇の件について、知ってもらいたいです。

〇〇の件について、教えてもらいたいです。

こうすることで、読み手からすると「自分が何をすればよいか」が一読で分かるメールになります。

後は「なぜそうしてもらいたいのか」を補足していくだけです。

1行目に『読み手に何をしてもらいたいか』を書き、こちらの目的を素早く伝えましょう!

分かりやすい文章の構成について、以下の記事でより詳しく書きましたので、こちらもご参考にどうぞ。

【メールにかかる時間を減らす!】分かりやすい文章のテクニック3選! はじめまして!  かつお【高知県産】  と申します! はじめに、、、 仕事で契約を取るにも、恋を成就させるにも、競...

言葉遣いの判断に時間がかかる

先輩のメールを参考に、同じ言葉を使用してください。

遠慮なくマネしてOKです。

メールで大切なことは、スムーズにやり取りを行うことです。

長時間かけて言葉遣いに迷うことではありません。

同じ時間をかけるのであれば、言葉遣いの悩みに時間をかけるより、資料のブラッシュアップに時間をかけた方が良いと思いませんか?

そもそも、なぜ言葉遣いの判断に時間をかけるのかを考えましょう。

理由は、言葉遣いにミスがあると相手からの心象が悪くなり、スムーズなやり取りに支障をきたすからです。

そのため、言葉遣いのミスを減らそうと悩むわけです。

言葉遣いのミスを減らすテクニックで最も効率がよい方法は、認められた実績のあるフレーズを利用することです。

つまり、先輩のメールを参考に、同じ言葉遣いで書くのです。

こうすることで、失敗と時間のリスクを最小限にすることができます。

まとめ

仕事を効率化するコスパの良いテクニックは次の2つ!

ショートカットキーを使う

覚えるべきは3つだけ!

  1. Ctrl + S ➡ 上書き保存
  2. Ctrl + P ➡ 印刷
  3. Alt + F4 ➡ 閉じる

Seria(100均)のマウスパッドがおすすめ!

仕事の効率化により、みんな定時で帰れるようにしましょー!

お疲れ様でした!