下書き

【メールにかかる時間を減らす!】分かりやすい文章のテクニック3選!

はじめまして!  かつお【高知県産】  と申します!

はじめに、、、

仕事で契約を取るにも、恋を成就させるにも、競争相手に勝つ必要があります。

勝つには、『自分の方が魅力的だ』とアピールする必要があります。

自社の商品がいかに優れているかを伝える。

俺にはこんないいところがあるんだぜ!と好きな女の子に伝える…

メールや手紙を書いたはいいが、伝わりづらい、分かりづらい…

それでは比較対象にすら入れません。

分かりやすい文書を書ける能力は、競争相手に勝つために必須です。

この記事では『分かりやすい文章の書き方』をご紹介します。

少しでも皆さんのお力になれば幸いです。

実務文とは?

実務文とは『書き手の目的を達成するための文章』のことです。

実務文には目的があります。

  •  免許証の更新案内   ➡ 期日までに免許を更新してもらう。
  •  送別会の案内メール  ➡ 指定の日時にお店まできてもらう。
  •  パソコンのエラー   ➡ 当該操作はできないと伝える。 

これらの実務文は、

読み手に理解してもらえないと、書き手の目的を達成できません。

書き手の目的を達成するには?

社会で使用する文章は全て実務文です。

実務文は、『読み手にとって分かりやすい文章』である必要があります。

どうすれば分かりやすい文章になるのか、これから解説していきます!

『分かりやすい文章』テクニック3選!!

最初に結論・要点を書く

言い換えると、「読み手に何をしてもらいたいかを書く」です。

例文を2つ用意しました。どちらが分かりやすいでしょうか?

取引先からメールが届いた体で読んでみてください。

例文①

予定していたイベントですが、当日が雨の予報です。

そのため、1週間早めて開催したいと思います。

それに伴い、商品の納期を1週間早めていただけないでしょうか?

ご回答お願いします。

例文②

商品の納期を1週間早めていただくことは可能でしょうか?

予定していたイベントですが、当が雨の予報です。

そのため、1週間早めて開催したいと思います。

ご回答お願いします。

伝えたいことは「納期を1週間早めてもらいたい。」です。

最後まで読まないと目的がわからない文章が、例文①

最初に何をしてもらいたいか書いてある文章が、例文②

最初に結論・要点を書き「読み手に何をしてもらいたいか?」を伝えましょう!

流し読みされてOKな文章を作る

読み手は、文章を一言一句、読んではくれません。

読ませたい部分を差別化し、流し読みされてOKな強さをもたせます。

例えば、読ませたい部分に色をつける。

こうすると、流し読みされても読み手に届けることができます。

アンケートへの回答をお願いいたします。

先日開催したイベントの良かった点・悪かった点を洗い出すためにアンケートを作成しました。来場者にお配りしたアンケートの集計に合わせて、開催した側である職員の満足度も集計したいと考えております。

アンケートは、このメールに添付しているExcelファイル又はWEBからご回答願います。なお、Excelファイルにて提出いただく場合、ファイル名に名前を入れてください。

アンケートの設問は全部で100問あり、回答時間の目安は10分間程度です。設問中、不明な部分は飛ばしていただいて結構です。最後に自由記入欄がありますので、必ず記入してください。

皆さんのご協力により、大きな問題もなく今回のイベントを開催する事が出来ました。本当にありがとうございました。アンケートの結果次第では来年も開催するかもしれません!

ご協力ありがとうございました!

『どこを読めばいいか』直観的に分かり、差別化している部分は読んでもらえます。

この『差別化』には色々な方法があります。

  • 改行や空白を入れる

件名について、   株式会社〇〇〇   から別添のとおり新規事業のご相談がありました。

佐藤さんに対応をお願いしたいと考えております。

お手数ですが、申し伝え願います。

  • 箇条書きにする

住民票は以下の場所で取得できます。

●市役所

●区役所

●町役場

●コンビニ

●郵便局

また、市区町村の役場から郵送してもらうことも可能です。

読ませたい部分を差別化し、流し読みされてOKな強さを!

1文を短く分ける

『分かる』の語源は『分ける』です。

1文を短くすると、分かりやすい文章になります。

脳が1度に処理できる文字数は『7~9文字』という研究結果があります。

脳は長文を7~9文字に区切りながら理解しているのです。

例えるなら、大きなステーキをナイフで切るイメージです。

大きなステーキは切る回数が多くなります。

おいしいステーキでも切る回数が多いと「疲れるなぁ。」と思われ、完食してもらえないかもしれません。

サイコロステーキの状態で渡せば、相手はすべて食べてくれるでしょう!

長文も、短文にしてから渡せば読んでもらいやすくなります!

相手の代わりに、大きなステーキ(長文)をナイフで切ってから渡しましょう!

1文を短くすると、分かりやすい文章になります。

まとめ

最初に結論・要点を書く

最初に「読み手に何をしてもらいたいか?」を伝える。

流し読みされてOKな文章を作る

読ませたい部分を差別化し、流し読みされてOKな強さをもたせる。

  • 色を変える
  • 改行や空白をつかう
  • 箇条書きにする

1文を短く分ける

脳が一度に処理できるのは7~9文字。

大きなステーキをサイコロステーキにしてから渡すと、完食してもらいやすい!

冒頭でも書きましたが、

仕事で契約を取るにも、恋を成就させるにも、競争相手に勝つ必要があります。

分かりやすい文書を書ける能力は、競争相手に勝つために必須です。

この記事が誰かの助けになれば嬉しいです!

ありがとうございました!