はじめまして！ かつお【高知県産】 と申します！
はじめに、、、
仕事で契約を取るにも、恋を成就させるにも、競争相手に勝つ必要があります。
勝つには、『自分の方が魅力的だ』とアピールする必要があります。
自社の商品がいかに優れているかを伝える。
俺にはこんないいところがあるんだぜ！と好きな女の子に伝える…
メールや手紙を書いたはいいが、伝わりづらい、分かりづらい…
それでは比較対象にすら入れません。
分かりやすい文書を書ける能力は、競争相手に勝つために必須です。
この記事では『分かりやすい文章の書き方』をご紹介します。
少しでも皆さんのお力になれば幸いです。
実務文とは？
実務文とは『書き手の目的を達成するための文章』のことです。
実務文には目的があります。
- 免許証の更新案内 ➡ 期日までに免許を更新してもらう。
- 送別会の案内メール ➡ 指定の日時にお店まできてもらう。
- パソコンのエラー ➡ 当該操作はできないと伝える。
これらの実務文は、
読み手に理解してもらえないと、書き手の目的を達成できません。
書き手の目的を達成するには？
社会で使用する文章は全て実務文です。
実務文は、『読み手にとって分かりやすい文章』である必要があります。
どうすれば分かりやすい文章になるのか、これから解説していきます！
『分かりやすい文章』テクニック3選！！
最初に結論・要点を書く
言い換えると、「読み手に何をしてもらいたいかを書く」です。
例文を2つ用意しました。どちらが分かりやすいでしょうか？
取引先からメールが届いた体で読んでみてください。
例文①
予定していたイベントですが、当日が雨の予報です。
そのため、1週間早めて開催したいと思います。
それに伴い、商品の納期を1週間早めていただけないでしょうか？
ご回答お願いします。
例文②
商品の納期を1週間早めていただくことは可能でしょうか？
予定していたイベントですが、当が雨の予報です。
そのため、1週間早めて開催したいと思います。
ご回答お願いします。
伝えたいことは「納期を1週間早めてもらいたい。」です。
最後まで読まないと目的がわからない文章が、例文①
最初に何をしてもらいたいか書いてある文章が、例文②
最初に結論・要点を書き「読み手に何をしてもらいたいか？」を伝えましょう！
流し読みされてOKな文章を作る
読み手は、文章を一言一句、読んではくれません。
読ませたい部分を差別化し、流し読みされてOKな強さをもたせます。
例えば、読ませたい部分に色をつける。
こうすると、流し読みされても読み手に届けることができます。
アンケートへの回答をお願いいたします。
先日開催したイベントの良かった点・悪かった点を洗い出すためにアンケートを作成しました。来場者にお配りしたアンケートの集計に合わせて、開催した側である職員の満足度も集計したいと考えております。
アンケートは、このメールに添付しているExcelファイル又はWEBからご回答願います。なお、Excelファイルにて提出いただく場合、ファイル名に名前を入れてください。
アンケートの設問は全部で100問あり、回答時間の目安は10分間程度です。設問中、不明な部分は飛ばしていただいて結構です。最後に自由記入欄がありますので、必ず記入してください。
皆さんのご協力により、大きな問題もなく今回のイベントを開催する事が出来ました。本当にありがとうございました。アンケートの結果次第では来年も開催するかもしれません！
ご協力ありがとうございました！
『どこを読めばいいか』直観的に分かり、差別化している部分は読んでもらえます。
この『差別化』には色々な方法があります。
- 改行や空白を入れる
件名について、 株式会社〇〇〇 から別添のとおり新規事業のご相談がありました。
佐藤さんに対応をお願いしたいと考えております。
お手数ですが、申し伝え願います。
- 箇条書きにする
住民票は以下の場所で取得できます。
●市役所
●区役所
●町役場
●コンビニ
●郵便局
また、市区町村の役場から郵送してもらうことも可能です。
読ませたい部分を差別化し、流し読みされてOKな強さを！
1文を短く分ける
『分かる』の語源は『分ける』です。
1文を短くすると、分かりやすい文章になります。
脳が1度に処理できる文字数は『7～9文字』という研究結果があります。
脳は長文を7～9文字に区切りながら理解しているのです。
例えるなら、大きなステーキをナイフで切るイメージです。
大きなステーキは切る回数が多くなります。
おいしいステーキでも切る回数が多いと「疲れるなぁ。」と思われ、完食してもらえないかもしれません。
サイコロステーキの状態で渡せば、相手はすべて食べてくれるでしょう！
長文も、短文にしてから渡せば読んでもらいやすくなります！
相手の代わりに、大きなステーキ（長文）をナイフで切ってから渡しましょう！
1文を短くすると、分かりやすい文章になります。
まとめ
最初に「読み手に何をしてもらいたいか？」を伝える。
読ませたい部分を差別化し、流し読みされてOKな強さをもたせる。
- 色を変える
- 改行や空白をつかう
- 箇条書きにする
脳が一度に処理できるのは7～9文字。
大きなステーキをサイコロステーキにしてから渡すと、完食してもらいやすい！
冒頭でも書きましたが、
仕事で契約を取るにも、恋を成就させるにも、競争相手に勝つ必要があります。
分かりやすい文書を書ける能力は、競争相手に勝つために必須です。
この記事が誰かの助けになれば嬉しいです！
ありがとうございました！
